Emailing

Depuis l'interface Contact Manager, une fonction permet l'envoi de messages électroniques vers une liste de destinataires, avec la possibilité de personnaliser le contenu du message à partir des détails propres à chaque destinataire.

Barre de Commandes et accès emailing

Cette capacité de Emailing est disponible à partir du niveau d'édition nommé Professionnel (ou Professional). Depuis cette édition, un item de menu supplémentaire est disponible dans la barre de commandes du tableau d'affichage des Contacts, mais aussi des Sociétés. Il est donc possible d'utiliser une liste d'emails issue de la base des Contacts ou de la base des Sociétés, afin d'adresser un message unique avec ou sans personnalisation du contenu.


Pré-requis

Le principal pré-requis est la présence d'une adresse de messagerie dans les informations de description du Contact ou de la Société. Le second pré-requis est l'autorisation d'emailing sur le destinataire. Cette autorisation permet de sélectionner un groupe de destinataires sans réaliser de trie préalable, Contact Manager collecte alors uniquement les emails des destinataires dont l'autorisation est cochée.

Champ de saisie Email et autorisation emailing Echec de collecte des emails

Le dernier pré-requis est la configuration de l'accès à un serveur de messagerie (dit SMTP), car pour réaliser cette opération de mailing électronique, Contact Manager envoi directement les emails, sans passer par un outil de messagerie tier. Cette méthode permet un contrôle de la personalisation des emails et le suivi de leur envoi, mais implique un accès au réseau internet.

Cet accès peut-être bloqué par un anti-virus. En cas d'échec, il est donc important de vérifier l'autorisation d'envoi d'email, dans la configuration du logiciel anti-virus, installé sur le poste utilisateur. Il est conseillé de réaliser des essais pour vérifier un éventuel bloquage. Une méthode simple, pour vérifier la limitation, est de stopper temporairement l'anti-virus, le temps de réaliser l'essai. Si l'envoi est réussi, c'est que l'échec précédement constaté est bien un bloquage lié à l'anti-virus.

A noter que l'envoi n'est pas groupé, mais réalisé de manière unitaire pour chaque destinataire. L'ensemble des destinataires n'a donc pas de vue sur les emails des autres destinaires du mailing électronique.

Message Personnalisé

Depuis l'écran d'Emailing, il est proposé de construire le message avec des variables basées sur des Tags. Ces Tags sont la représentation de certaines informations du destinataire. Pour chaque destinataire et lors de l'envoi, ces Tags sont remplacés par le contenu appartenant au destinataire, et ainsi faciliter la personnalisation du message.

Editeur d'emailingLa liste des Tags reconnus sont accessibles depuis l'interface. Cette liste diffère en fonction de la source des données : Contact ou Société.

Pour ajouter un Tag, il suffit : de positionner la destination, via le curseur de la souris, en cliquant sur une poistion dans le texte du message; de sélectionner le Tag depuis la liste et de cliquer sur le bouton Tag (<>), pour effectuer une insertion à la position cliquer. Il est ausis permis de directement saisir les Tags dans le texte.

Pour valider le mailing, un lic sur le bouton Envoyer provoque la fermeture de l'écran, le remplacement automatique des Tags, par l'équivalent récupéré dans les informations de chaque destinataire et l'envoi effectif du message pour chaque destinataire. Un écran de contrôle s'affiche alors pour suivre le bon déroulement de l'opération.

Le contenu du message est conservé à la validation du emailing. Il peut donc être repris pour une nouvelle utilisation.